الرئيسية » نماذج وخطابات » الطريقة المتبعة لكتابة محضر الاجتماع

الطريقة المتبعة لكتابة محضر الاجتماع

الطريقة المتبعة لكتابة محضر الاجتماع
اعلان

 

يبحث العديد من الأشخاص عن طريقة لكتابة محضر الاجتماع لأن هذا أحد الأشياء المهمة التي يبحث عنها العديد من الموظفين ، وخاصة الموظفين المنتجين. .

محضر الاجتماع

محضر الاجتماع هي صحيفة تسجل الاجتماع أو الأحداث التي حدثت في الاجتماع ، بالإضافة إلى تسجيل محتوى مناقشة الاجتماع ، هناك العديد من الصور المسجلة بالصور. ، بعد الاجتماع ، اكتب محضر الاجتماع.

الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة محضر الاجتماع

عندما تبدأ في كتابة محضر الاجتماع ، عليك التفكير في بعض الأشياء:

  1. عليك الجلوس على مقربة من مدير الاجتماع.
  2. قم بتسجيل الاقتراحات وأسماء الأشخاص الذين قاموا باقتراحها.
  3. يتم تسجيل النقاط الهامة والرئيسية في الاجتماع بالتسلسل حسب مناقشتها.
  4. محضر الاجتماع يدون بصيغة الماضي.
  5.  على كاتب المحضر أن يكتب الاجتماع كما هو دون وضع رأيه الشخصي.
  6. علي كاتب المحضر ألا يقاطع المتحدث في الاجتماع باستمرار وعدم قطع حديثة إلا في حالة الرغبة في توضيح أمر ما.
  7. ألا يكون المحضر به أخطاء املائية وأن يتم تنسيقه بطريقة صحيحة.
  8. أن يتم وضع محضر الاجتماع في مكانه المخصص له وأن يتم ترتيبه الأقدم فالأقدم.

كيف تكتب محضر الاجتماع؟

يمكنك كتابة محضر الاجتماع بعدة طرق ، على النحو التالي:

لكتابة محضر الاجتماع ، جهّز أدوات الكتابة وقلمًا وجدول الأعمال حتى تتمكن من استخدامه لتسجيل الاجتماع.

يمكنك أيضًا تدوين الاجتماع على جهاز الكمبيوتر الشخصي الخاص بك ، ويجب عليك دائمًا الاحتفاظ بقلم ومفكرة صغيرة معك في حالة فشل جهاز الكمبيوتر الخاص بك.


  • نبدأ المحضر بكتابة التاريخ والميعاد المقرر انعقاد الاجتماع به بصورة دقيقة، مع الالتزام بكتابة الساعة المراد انعقاد المحضر بها والدقيقة.
  • يتم تحديد كل من الوقت المقرر بالساعة والدقيقة بالإضافة إلى ارفاق كل من اليوم الذي ينعقد فيه الاجتماع وتحديده بكل من اليوم والشهر والسنة.
  • كتابة كافة أسماء الأشخاص المشاركين في الاجتماع وهذا يتم في الاجتماعات التي يكون أعداد الحاضرين بها قليلة، بينما الاجتماعات الكبيرة فيمكنك أن توزع أوراق على الحاضرين وأن يسجلوا بها المعلومات التي ترغب بالحصول عليها.
  • كتابة أسماء الأشخاص الغائبين عن الاجتماع.
  • قبل بدء الاجتماع يتم قراءة الموضوعات التي ستناقش في الاجتماع.
  • قد يتطلب من كاتب محضر الاجتماع أن يقرأ على جميع الحاضرين المحضر السابق حتى يتم التعرف على الأمور التي استجدت وتم تعديلها، وحتى يتم متابعة المناقشة.
  • الملاحظات يتم تدوينها بطريقة موجزة وألا يتم تدوين سوى المعلومات المهمة فقط، والاكتفاء بتدوين العناوين الرئيسية لها، حتى لا تبذل مجهود كبير في أمور ليس لها قيمة.
  • أن يتم إرفاق كافة التقارير الخاصة بالاجتماع لمحضر الاجتماع.
  • عليك أن تدون جميع الأمور التي تم تكليفك بها من قبل المدير.
  • على كاتب محضر الاجتماع أن يدون الطريقة التي تم من خلالها اتخاذ القرارات، فإن كان هناك تصويت على أحد الأمور والبعض صوت بالموافقة والآخرين صوتوا بالرفض؛ فعليك تسجيل عدد الأصوات التي وافقت وعدد الأصوات التي رفضت.
  • في النهاية عليك تسجيل القرار النهائي الذي تم الاتفاق عليه.
  • عليك تدوين الموعد المقرر أن ينتهي فيه الاجتماع، وأن يتم استكمال كافة البيانات الناقصة عقب نهاية الاجتماع.
  • أن يتأكد محضر الاجتماع من وجود كافة المستندات الهامة المراد توافرها معه مثل وجود الورقة المشتملة على أسماء الحاضرين، بالإضافة لكل من المذكرات والتقارير.

اعلان
التصنيف :

آخر المشاركات

إرسال تعليق