
ما هي مذكرة الإحاطة؟
مذكرات الإحاطة هي واحدة من أربعة أنواع رئيسية من المذكرات الداخلية ، وتهدف مذكرة الإحاطة إلى:- لفت الانتباه إلى شيء ما أو نقطة معينة.
- وصف مفصل لطبيعة العمل.
- لتزويد القراء بغرض تعليمي حول بعض القضايا أو الاتفاق أو القانون ، يمكن أن يسلط الضوء بإيجاز على القضية بأكملها أو جزء منها ، ويقدم الحقائق والأدلة الداعمة ، على سبيل المثال ، يمكن استبداله أحيانًا بقراءة كتاب.
- تقدم ملخصًا وصفيًا للقضية أو المشكلة.
كيف تتم كتاب مذكرة إحاطة؟
تعد كتابة مذكرة داخلية من أسهل المهام بالنسبة للمسؤول ؛ فهي أبسط وأسهل من إعداد تقرير ، وإليك كيفية كتابتها- يجب أن تتضمن بداية المذكرة البيانات الأساسية: (المرسل ، المستلم ، الموضوع ، التاريخ)
- تجنب مقدمات مثل: (تحياتي ، سموك ، إلخ).
- ابدأ في كتابة المعلومات مباشرة باستخدام المصطلحات: أبلغك ، وأعلمك ، نطلعكم على، نظرا إلى
- يجب ألا تتجاوز فقرات المذكرة 5 أسطر ؛ لجذب انتباه القارئ ، هذا لمنع التعليقات الطويلة والغنية بالمعلومات
- يجب أن تكون الإحاطة مدعومة بالأدلة
- تجنب المصطلحات التي لا تؤثر على البيان وتضر بالقارئ ، مثل: (حسب مناقشتنا) والمصطلحات الصعبة والتقنية التي من الأفضل تجنبها ، خاصة إذا كانت معروفة للقارئ لا تشجعهم على الفهم.
- يمكن أن تبدأ المذكرة بـ "موجز" على شكل نتيجة ، ثم تتفرع في كل نقطة بعنوان جديد لصالح الحدث
- تجنب التعميمات والمعلومات التي لا تدعم الحقائق
- استخدم لغة سهلة القراءة وواضحة ومفهومة
- إذا كان التعليق التوضيحي لشخص ما تربطك معه أي نوع من العلاقات الشخصية ، فمن الأفضل استخدام ضمير ( أنا - نحن )
- يجب ألا تزيد مذكرة الإحاطة عن صفحتين وإلا سيتم اعتبارها تقارير ، على الرغم من أن البعض قد يحيد عن ذلك إذا كان غير رسمي للغاية.
نموذج جاهز لمذكرة الإحاطة؟
فائدة مثل هذه المذكرات هي أنها تكون مباشرة في صلب الموضوع ، لا تشتتها عوامل أخرى أو تفاصيل إضافية ، ولكن تركز على نقطة معينة ، مما يؤدي إلى الوضوح والميل نحو الإيجاز.تدرس المذكرات الداخلية وأنواعها كالموجزات ومذكرات الاستفسار ومذكرات المعلومات وطرق كتابتها في المرحلة الثانوية في المملكة العربية السعودية ؛ لما لها من أهمية في العمل الإداري في كل من القطاعين العام والخاص. .
المملكة العربية السعودية شعار الشركة
شركة ………………
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى: …………………..
من: …………………..
الموضوع: ……………..
التاريخ: …../…../…..
نطلعكم أن الطلبية التي استلامها مؤخرًا بتاريخ …./…./…. قد تم رفضها؛ لعدم مطابقتها للمعايير المتفق عليها للاستلام، وقد خالفت المواصفات في: ……………………………………………..، تم تجنب تعطل سير العمل من خلال اللجوء إلى التعاون مع ………….، وسارت الأمور على خير ما يُرام.
أما عن الطلبية فقد قدمت الشركة المتعاقد معها اعتذارًا، وتم الحصول على مبلغ التعويض المتفق عليه وهو ……………… ريالًا سعوديًا، وتم توريده للخزينة، ورقم الإيصال هو …………
التوقيع: ………………….
يمكن للطلاب استخدام قوالب العروض التقديمية التي تم توفيرها مسبقًا في المناقشات مع المعلمين أو مباشرة في الممارسة الإدارية ويمكن تنزيلها من الروابط التالية:
نقدم قوالب مذكرات إحاطة جاهزة من خلال روابط التنزيل التالية ؛ للإرشاد والإلمام بالتنسيق الجديد:
يأتي اسم الإحاطة من معنى الإحاطة نفسها ، كما لو كان المرء يحيط الآخرين بخبر معين ، أو يمرر لهم تحليلًا منطقيًا لقضية معينة حتى يفهموا جوانبها. و يتم استخدامها إداريا، و قد قدمنا لكم نماذج لمذكرة الإحاطة
تعليقات: 0
إرسال تعليق