نماذج خطابات ادارية مميزة .. شروط كتابة خطاب اداري

نماذج خطابات ادارية مميزة .. شروط كتابة خطاب اداري، يعتبر نموذج الخطاب الإداري من أهم النماذج في مجال الأعمال والتمويل، وعلى وجه الخصوص تُستخدم هذه النماذج بشكل أساسي في تبادل المعلومات والإشعارات بين المنظمات التجارية والمنظمات المختلفة والمهنية والنشاطية، بالطبع كل نشاط تتطلب العلاقات أو الحدث أو الإدارة أشكالاً مختلفة من خطاب الإدارة، في هذا الصدد سوف تشرح الفقرات التالية ماهية هذه النماذج، وبعض الأمثلة المناسبة لهذا الغرض.

نماذج خطابات ادارية

يمكننا تعريف الخطاب الإداري على أنه المعلومات التي يتم تبادلها رسمياً في المنشأة بين الموظفين والمديرين، أو أولئك الذين لديهم شخصية اعتبارية ممثلة بالقسم الإداري بما في ذلك داخل المؤسسات، تحمل الخطابات الإدارية فقط النموذج الورقي المعتاد على الرغم من أن الخطاب الإلكتروني كما يترك الختم جهة اتصال خاصة به، فهو يعتمد الآن على البريد الإلكتروني لتسليم الخطابات والمعلومات الإدارية للموظفين والمديرين، وهناك العديد من نماذج تنسيق خطابات الإدارية الموثوقة يمكن الحصول عليها بتنسيق doc كملف Word من "هنا" أو ملف PDF من "هنا".

انواع الخطابات الادارية

نظراً لتنوع أنشطة وأغراض إرسال الخطابات والمعلومات الإدارية في الشركات المختلفة، يقول الخبراء في مجال العلاقات العامة من مختلف المنظمات التجارية أن هناك أكثر من نوع واحد من الخطابات الإدارية، وهناك اختلافات بين الخطابات والتقارير والمذكرات اختر من بينهم الأفضل والأنسب للنشاط، ثم ابدأ بإعداد هذا الخطاب وإرسالها إلى الموظفين المعنيين، أنواع هذه الخطابات كالتالي :-

رسالة إدارية عامة

المعلومات الإدارية هي المعلومات التي يتم إعدادها وإرسالها لتعزيز العلاقة بين الإدارات المختلفة داخل منظمة العمل، تتضمن هذه المعلومات القرارات والمعلومات التي يجب أن يعرفها جميع أعضاء المنظمة في كل قسم، وبالطبع يختلف محتوى الرسالة باختلاف المرسل، ويختلف إرسال رسائل الإدارة للموظفين عن إرسال رسائل الإدارة إلى المدير العام أو رؤساء الأقسام، كما يختلف أيضاً عن الإرسال إلى قسم أو مجموعة موظفين أو العاملين في منظمة في وقت الأخبار.

المذكرات الإدارية

تحظى المذكرة الإدارية بشعبية كبيرة وتستخدم في المنظمات التجارية، فهي تختلف عن الخطاب الإداري في صغر حجمه وفي معظم الحالات لا يتجاوز حجمها صفحة واحدة، أما بالنسبة لمحتوى المذكرة الإدارية فهي تتعلق بشكل أساسي بمهام العمل اليومية، بما في ذلك ترتيب مجموعة من المهام لإكمالها لأحد الموظفين أو رؤساء الأقسام أو إرسال مذكرات لتذكير بعض الأحداث المهمة في المنظمة مثل الاجتماع تواريخ.

التقارير الإدارية

تعد التقارير الإدارية من أهم أشكال الخطاب الإداري في مؤسسات العمل العامة والخاصة، وهي في الحقيقة تدور حول موضوع أو حدث واحد فقط، من الضروري معرفة كيفية كتابة تقرير إداري من أجل تقديم أهم التفاصيل والمعلومات المتعلقة بهذا الموضوع أو الحدث وإظهار مزاياها وعيوبها، يذكر أن رؤساء الأقسام والمديرين يعتمدون دائماً على التقارير التي يتلقونها من الموظفين والمرؤوسين في المنظمة من أجل اتخاذ قرار نهائي وصحيح بشأن موضوع أو قضية، المحتوى المحدد لسير العمل في المنظمة.

نماذج رسائل ادارية

نموذج رقم 1

موضوع الرسالة: طلب ملفات إدارية للشركة

بعد التحية ..

بما أن المهمة الموكلة إليّ تعتمد على معالجة المعلومات الواردة في هذا الملف، أطلب منكم مساعدتي في الحصول على ملف الإدارة (الرقم المرجعي.......) ، وأتعهد بإعادة هذا الملف مرة أخرى بعد استكماله والغرض منه.

ولكم كل الشكر والاحترام ..

نموذج رقم 2